Articol creat in colaborare cu Brand

Evidența deșeurilor într-o companie trebuie ținută constant, nu refăcută în grabă înainte de raportarea anuală. Ea arată ce tipuri de deșeuri sunt generate, în ce cantități, din ce activități provin, unde sunt stocate temporar și cui sunt predate. Pentru firmă, această evidență este baza care susține raportările de mediu și dovada că deșeurile sunt gestionate într-un mod organizat.

O evidență corectă nu înseamnă doar un tabel completat din când în când. Ea trebuie să fie legată de documentele reale ale companiei: contracte cu operatori autorizați, avize, facturi, procese-verbale, bonuri de cântar sau alte documente de predare. Dacă datele din evidență nu pot fi susținute prin acte, firma poate avea dificultăți atunci când pregătește raportările sau când trebuie să ofere explicații în cazul unei verificări.

Identifică toate tipurile de deșeuri generate

Primul pas este să stabilești ce deșeuri apar în activitatea firmei. Nu trebuie urmărite doar deșeurile evidente, cum ar fi cartonul, plasticul sau deșeurile municipale. În funcție de activitate, pot exista și deșeuri generate ocazional, care sunt ușor de uitat dacă nu există o verificare atentă.

O companie poate genera deșeuri din activități administrative, comerciale, tehnice, logistice, medicale, alimentare, de producție sau de construcții. Chiar și firmele care par să aibă activități simple pot avea toner, baterii, echipamente electrice scoase din uz, paleți deteriorați, ambalaje, uleiuri, filtre sau materiale rezultate din renovări.

Pentru început, este util să verifici:

  • ce materiale intră în firmă și ce rămâne după utilizarea lor;

  • ce ambalaje provin din recepția mărfurilor;

  • ce consumabile sunt înlocuite periodic;

  • ce echipamente, mobilier sau utilaje sunt casate;

  • ce deșeuri apar din lucrări de întreținere, renovare sau amenajare;

  • ce fluxuri pot avea regim special sau periculos.

Această analiză inițială ajută firma să nu limiteze evidența doar la deșeurile colectate frecvent.

Încadrează corect fiecare deșeu

După identificarea deșeurilor, fiecare flux trebuie încadrat corect. Nu este suficient să fie trecut generic „deșeuri” sau „ambalaje”. Evidența trebuie să arate clar despre ce tip de deșeu este vorba și, acolo unde este necesar, dacă acesta este periculos sau nepericulos.

Încadrarea corectă este importantă deoarece influențează modul de stocare, documentele de predare, operatorul autorizat și raportarea anuală. De exemplu, ambalajele curate nu trebuie confundate cu ambalajele contaminate. Echipamentele electrice scoase din uz trebuie urmărite separat, iar deșeurile periculoase nu trebuie amestecate cu fluxurile obișnuite.

Pentru firmele care nu au intern experiență în astfel de încadrări, sprijinul unui consultant de mediu poate preveni multe greșeli. EnviroCons poate ajuta companiile să identifice fluxurile relevante și să organizeze evidențele astfel încât deșeurile să fie urmărite corect de la început.

Actualizează evidența lunar

Evidența deșeurilor trebuie actualizată lunar sau periodic, în funcție de activitatea firmei. Dacă datele sunt completate doar la începutul anului următor, pot apărea omisiuni, documente lipsă sau cantități greu de verificat.

În fiecare lună, firma ar trebui să noteze:

  • codul și denumirea fiecărui tip de deșeu;

  • cantitatea generată în luna respectivă;

  • punctul de lucru sau activitatea din care provine deșeul;

  • cantitatea predată către operatori autorizați;

  • cantitatea rămasă temporar în stoc;

  • documentele care susțin predarea.

Este important să se facă diferența între deșeurile generate și cele predate. Uneori, un deșeu se generează într-o lună, dar se predă mai târziu, atunci când se acumulează o cantitate suficientă pentru colectare. Dacă această diferență nu este urmărită, raportarea poate deveni neclară.

Păstrează documentele organizat

Evidența este utilă doar dacă poate fi verificată prin documente. Fiecare cantitate trecută în tabel ar trebui să aibă în spate un act justificativ sau o explicație clară. Dacă documentele sunt împrăștiate între contabilitate, puncte de lucru, e-mailuri și dosare fizice, verificarea devine dificilă.

Documentele care trebuie păstrate pot include:

  • contracte cu operatorii autorizați;

  • avize sau documente de transport;

  • procese-verbale de predare-primire;

  • facturi pentru colectare, transport, valorificare sau eliminare;

  • bonuri de cântar sau confirmări de recepție;

  • documente specifice pentru deșeuri periculoase sau cu regim special.

O arhivă bună ar trebui organizată pe ani, luni, puncte de lucru și tipuri de deșeuri. Astfel, firma poate verifica rapid orice cantitate inclusă în evidență sau în raportarea anuală.

Urmărește separat punctele de lucru

Dacă firma are mai multe locații, evidența trebuie să includă datele din fiecare punct de lucru. Nu este suficient ca sediul central să centralizeze doar documentele pe care le primește automat. Magazinele, depozitele, atelierele, birourile secundare sau șantierele pot genera deșeuri diferite.

Pentru fiecare locație, trebuie stabilit cine transmite documentele, cât de des se centralizează datele și unde se arhivează actele. Fără această regulă, unele cantități pot fi omise, iar raportarea finală poate reflecta doar parțial activitatea firmei.

În această zonă, EnviroCons poate sprijini companiile care au mai multe puncte de lucru și au nevoie de o metodă unitară pentru colectarea documentelor, verificarea cantităților și pregătirea raportărilor către autoritățile de mediu.

Acordă atenție deșeurilor periculoase

Deșeurile periculoase trebuie urmărite separat și nu trebuie amestecate cu deșeurile obișnuite. Acestea pot include uleiuri uzate, filtre, ambalaje contaminate, substanțe chimice, baterii, tuburi fluorescente, anumite echipamente electrice sau deșeuri medicale, în funcție de activitatea companiei.

Pentru astfel de fluxuri, firma trebuie să verifice:

  • dacă deșeul este încadrat corect;

  • dacă este stocat separat până la predare;

  • dacă operatorul este autorizat pentru acel tip de deșeu;

  • dacă există documente complete de predare;

  • dacă evidența arată clar cantitățile generate și predate;

  • dacă persoanele implicate știu cum trebuie gestionat deșeul.

Chiar și cantitățile mici trebuie urmărite corect, dacă rezultă din activitatea firmei.

Stabilește responsabilități clare

O evidență corectă depinde și de organizarea internă. Firma trebuie să știe cine actualizează tabelul, cine primește documentele de la operatori, cine verifică punctele de lucru și cine pregătește datele pentru raportarea anuală.

Dacă responsabilitățile nu sunt clare, documentele pot rămâne la persoane diferite, iar informațiile pot ajunge incomplet la centralizare. Este util ca firma să aibă o procedură simplă, cunoscută de persoanele implicate.

Pentru o evidență funcțională, trebuie stabilit:

  • cine colectează documentele de predare;

  • cine actualizează evidența lunară;

  • cine verifică diferențele dintre evidență și documente;

  • cine cere clarificări de la operatori;

  • cine centralizează datele pentru toate punctele de lucru;

  • cine pregătește informațiile pentru raportările anuale.

Verifică periodic datele înainte de raportare

Evidența nu trebuie lăsată neverificată până la termenul de depunere. O verificare lunară sau trimestrială ajută firma să observe documentele lipsă, diferențele de cantitate, codurile greșite sau deșeurile noi care trebuie incluse.

Înainte de raportarea anuală, firma ar trebui să compare evidența internă cu documentele operatorilor și să verifice dacă toate punctele de lucru au transmis datele. EnviroCons poate ajuta companiile să pregătească aceste verificări, să organizeze documentele și să reducă riscul ca raportările să fie făcute pe baza unor informații incomplete.

Ținută corect, evidența deșeurilor oferă firmei control, claritate și siguranță. Compania știe ce deșeuri generează, ce cantități predă, ce documente are și ce trebuie raportat mai departe către autoritățile de mediu.

 

Despre autor

Toate articolele autorului