Arhivarea documentelor într-o companie reprezintă un proces deosebit de important, reglementat prin lege (Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, Legea nr. 135 din 2007 privind arhivarea electronică), la fel ca și distrugerea acestora. Păstrarea documentelor unei companii reprezintă o obligativitate, iar termenul de păstrare al acestora diferă în funcție de tip și conținut. Alegerea de a externaliza serviciul de arhivare pentru documentele companiei tale este una deosebit de bună, acest parteneriat putând să-ți aducă o multitudine de avantaje. Află de ce ar trebui să optezi pentru servicii profesionale de arhivare pentru firma ta și ce aduc acestea în plus afacerii tale.

O firmă care oferă servicii de arhivare îți oferă siguranță și confidențialitate

Documentele unei firme pot fi de mai multe tipuri: contabile, juridice sau administrative, iar fiecare dintre aceste documente au un anumit termen în care pot fi păstrate în arhivă. Aceste lucruri nu sunt în general cunoscute administratorilor de firme, iar specialiștii în resurse umane pot trece cu vederea peste aceste detalii. 

O firmă de depozitare documente arhivare cunoaște legislația și te poate ajuta cu ridicarea arhivei de la sediul firmei, cu transport, sortare, ordonare și arhivare documente, cu respectarea normelor GDPR. O firmă de arhivare se asigură că documentele sunt stocate în condiții optime, protejate împotriva deteriorării (umiditate, incendiu, asigurarea unei ventilații eficiente etc.), împotriva accesului neautorizat și a pierderilor accidentale, asigurând astfel protecția eficientă a datelor.

O firmă de servicii de arhivare oferă un avantaj competitiv companiilor

Mediul de afaceri este unul dinamic și schimbător, iar folosirea eficientă a resurselor este deosebit de importantă. O firmă de servicii de arhivare te ajută să economisești grație automatizării proceselor de arhivare și distrugere documente din arhiva, generând astfel costuri mai mici și un avantaj în fața competitorilor. În plus, prin respectarea cerințelor și reglementărilor legale, se reduce riscul deteriorării sau pierderii documentelor, ceea ce înseamnă și o protecție sporită împotriva amenzilor sau penalizărilor.

O firmă de servicii de arhivare te ajută să optimizezi spațiul

Optimizarea spațiului este una dintre cerințele moderne pentru orice activitate, mai ales în contextul costurilor din ce în ce mai mari pentru chirii. Dacă nu deții un spațiu propriu pentru depozitare, atunci soluția optimă este să apelezi la servicii profesionale de arhivare pentru compania ta, astfel încât să te bucuri de un pachet complet. 

În plus, soluțiile propuse de firmele de arhivare nu se referă doar la arhivarea fizică, tradițională, ci și la soluțiile moderne precum arhivarea electronică sau retro-digitizarea. O firmă specializată care oferă servicii de arhivare cunoaște nevoile companiilor și înțelege faptul că externalizarea acestui serviciu este în prezent o necesitate, iar din acest motiv își actualizează în mod constant serviciile, pentru a veni în sprijinul antreprenorilor. 

Externalizarea serviciilor de arhivare este o decizie importantă pentru fiecare companie deoarece avantajele sunt evidente, iar efectele lor se văd pe termen lung. Ai grijă de afacerea ta și respectă cerințele legale cu privire la arhivarea și distrugerea documentelor, alegând să lucrezi cu specialiști în domeniu, precum Arhivatorul.